Methode Die Swimlane-Methode in der Prozess-Modellierung
Um ein funktionierendes Prozessmanagement zu leben, ist es notwendig, eine einheitliche, für alle eindeutige und verständliche Dokumentationsmethode der Prozesse sicherzustellen.
Eine Methode wird definiert als „detaillierte und systematische Handlungsvorschrift, wie nach bestimmten Prinzipien ein vorgegebenes Ziel erreicht werden kann“. Methoden zur Prozessmodellierung enthalten also zwei wesentliche Elemente, die sie definieren:
- Die Modellierungssprache/Notation
- Eine Vorgehensweise zur Erstellung
Die Anwendung einer Methode ist mit einem Werkzeug verbunden. Entsprechende Methoden können entweder grafisch ausgerichtet sein, auf mathematischen Modellen basieren oder aber auch auf objektorientierten Modellen (z.B. UML) aufsetzen.
Softwaregestützte Prozessmodellierung …
Nach dieser Definition kann also nicht von „der“ Swimlane-Methode gesprochen werden. Ebenso gibt es nach Analyse der Quellen keine:n Erfinder:in der Swimlane-Methode. Dazu sind die einzelnen Ausprägungen der Swimlane-Methode zu unterschiedlich. Trotzdem gibt es eine für alle Swimlane-Visualisierungen identische Betrachtungsweise.
Unter Notation wird die grafische Darstellung von Prozessabläufen verstanden. Eine umfangreiche Notation erschwert den Mitarbeiter:innen (Beteiligten, Berufsgruppen) das Verständnis der Prozesse beträchtlich. Viele unterschiedliche Symbole sind nur für Insider/Fachkundige eine echte Hilfe. In der Regel reichen einige wenige, dafür aber klare und gut unterscheidbare Symbole für die Prozessvisualisierung.
Tipp Die Visualisierung eines Prozesses ist nicht dann abgeschlossen, wenn man keine Informationen mehr abbilden kann, sondern wenn keine Informationen mehr weggelassen werden können.
Beschreibung und Merkmale
Swimlane-Grafiken, die eine Kombination von Zuständigkeitsdiagrammen und klassischen Flussdiagrammen darstellen, können Geschäftsprozesse am deutlichsten darstellen, weil sie ihren Schwerpunkt in der Beschreibung von bereichsübergreifenden Prozessabfolgen mit den auftretenden Schnittstellen haben.
In den Swimlane-Grafiken können Prozesse (Aktivitäten), Vorganger-/Nachfolgerbeziehungen und externe Verbinder (Konnektoren, Schnittstellen und Zuständigkeiten) darstellt werden.
Durch Verbindungen, die als Pfeile dargestellt werden, erfolgt die logische Verknüpfung von Aktivitäten. Gehen mehrere Verbindungen aus einer Aktivität hervor, werden diese in der Regel durch UND- bzw. ODER-Verknüpfungen unterschieden.
Aktivitäten können in Bahnen, den so genannten „Swimlanes“ oder „Lanes“ angeordnet werden, um organisatorische Zuständigkeiten im erzeugten Modell abzubilden.
Ein wesentliches Kennzeichen der Swimlane-Methode ist die Möglichkeit, schnell, leicht erfassbar und strukturiert Prozesse abzubilden. Hierbei haben sich im Wesentlichen drei Sichtweisen herauskristallisiert.
Organisationssicht
In dieser Sichtweise wird mit Objekten/Symbolen modelliert, die in den einzelnen Swimlane-Grafiken unterschiedlich benannt sind. Hierbei um geht es die Zuständigkeits- bzw. Verantwortungszuordnung.
Die folgende Aufzählung kann und soll nur einen Teil dieser Begrifflichkeiten aufführen:
- Organisation
- Aktivitätsträger
- Pool
- Lane
- Funktionsträger
- Band
- Bereich
Für alle Begrifflichkeiten gilt die Frage: Was verbirgt sich dahinter? Hier ist die Betrachtungsweise wiederum sehr identisch und hängt von der Aufgabenstellung, dem Detaillierungsgrad und den Möglichkeiten des Modellierungswerkzeuges ab.
Hier die zentrale Frage: Was kann eine Swimlane sein? Abteilung, gesellschaftliche Organisation, mit bestimmten Funktionen beauftragte Einzelperson, Organ, DV-System, Standort, Rolle, Firma, Funktion, Maschine, Gebäude, Person usw.
Aktivitätssicht
In dieser Sichtweise werden die Aktivitäten überlicherweise einer Swimlane zugeordnet, um die Verantwortlichkeit und Zuständigkeit für diese Aktivität zu definieren.
Hier werden unterschiedliche Thematiken behandelt. Es gibt je nach Möglichkeiten keine großen Unterschiede zu "herkömmlichen traditionellen" Flussdiagrammen. Der Vollständigkeit halber sind hier einige Elemente aufgeführt: Aktivität, Ereignis, Verknüpfungsoperation, Vorgänger, Nachfolger, Kontrollfluss.
Auch hier finden sich verschiedene Begrifflichkeiten:
- Aktivität
- Tätigkeit
- Teilprozess
- Subprozess
Informationssicht
In dieser Sichtweise ist die Abbildung der Kommunikationsbeziehungen der Prozessbeteiligten von zentraler Bedeutung. Hier werden die Schnittstellen identifiziert. Ebenso hat hier die Konnektorenthematik ihren Platz (Wechselwirkungen der Prozesse).
Einige Begrifflichkeiten für Schnittstellen:
- Informationsfluss
- Datenfluss
- Dokument
- Informationsträger
- Daten
Vorteile
- Geführte Modellierungsmethode
- Schnelle Erfassung des Prozessablaufs und der relevanten Informationen
- Ein besonderer Vorteil liegt bei der Modellierung von abteilungs-/bereichsübergreifenden Prozessen durch klare Zuordnung der Zuständigkeiten
- Schnelle Erlernbarkeit der Methode
- Ermittlung von Optimierungspotenzial aus der Prozessgrafik
- Hat sich zu einem Standard entwickelt
Tipps zur Anwendung
Beachten Sie bitte: Viele unterschiedliche Symbole in Prozessgrafiken wirken oft überladen und mit Informationen überfrachtet. Der Blick auf das Wesentliche, nämlich eine einfache, klare und übersichtliche Darstellung der Prozesse, geht verloren.
Um Prozesse hinreichend zu beschreiben, reichen in der Regel wenige Symbole aus (es kann selbstverständlich auch mit einer umfangreichen Notation modelliert werden).
In vielen Swimlane-Grafiken hat sich inzwischen eine horizontale Ausrichtung der Lanes durchgesetzt, dies liegt sicher an der leichteren Betrachtungsweise, von links nach rechts zu lesen.